051 67 67 77 | 0486 54 27 98 info@zoka.be

Hoewel Microsoft 365 al één van de veiligste omgevingen is, wordt deze niet standaard beschermd tegen dataverlies. Zoka neemt meerdere back-ups per dag om gegevensverlies tot een minimum te beperken, maar ook u kunt proactief actie ondernemen. Zo wordt de tool Microsoft 365 ATP (Advanced Threat Protection) sterk aanbevolen om uw omgeving te beschermen tegen aanvallen, alsook het gebruik van een wachtwoordenkluis om uw paswoorden maximaal te beveiligen en misbruik ervan te voorkomen.

Microsoft 365 ATP beschermt u tegen aanvallen

Waarom is Microsoft 365, extra beveiligd met ATP, dan daadwerkelijk zo veilig?

  • Omdat de servers van Microsoft 365 ook fysiek worden beschermd en de locaties ervan zo goed als ongekend zijn;
  • Omdat alle data altijd geëncrypteerd is;
  • Omdat uw data nooit wordt gebruikt voor marketingdoeleinden;
  • Omdat Microsoft 365 klantengegevens enkel gebruikt om zijn diensten te verbeteren;
  • Omdat er automatisch regelmatig back-ups van uw gegevens worden genomen;
  • Omdat u niet zomaar al uw gegevens verliest als u uw abonnement bij Microsoft 365 niet wenst te verlengen;
  • Omdat al uw data binnen de aangegeven regio blijft die op uw eerste aanmelding is vermeld;
  • Omdat Microsoft 365 elke keer blijft aandringen op een sterk wachtwoord dat niet eenvoudig te achterhalen is;
  • Omdat u uw privacyinstellingen op maat kunt instellen;
  • Omdat Microsoft 365 contractueel is gebonden aan een strikte verwerkingsovereenkomst en u eigenlijk geen veiligere servers kunt vinden.

Een kleine toevoeging: de back-ups die zijn inbegrepen houden in dat documenten binnen de 90 dagen kunnen worden hersteld. U kunt ook uw volledige omgeving laten herstellen, maar dit duurt dan wel een stuk langer.

Back-ups beschermen u tegen gegevensverlies

Ook Zoka is voorstander van back-ups van uw Microsoft 365 en neemt er meerdere per dag van uw gegevens en documenten. Waarom? Daarom:

  • Omdat een foute synchronisatie met externe diensten, zoals Zapier of een CRM-systeem, kan leiden tot verlies van bijvoorbeeld contactgegevens;
  • Bestanden kunnen worden gewist zonder dat het opvalt;
  • Omdat mailverkeer dat werd verwijderd opnieuw opgehaald zou kunnen worden;
  • Omdat u zo ook beschermd wordt tegen Ransomcloud (in wordt getoond hoe ransomware werkt)

De voordelen van geregelde back-ups? Als u per ongeluk iets verwijdert, kan uw actie ongedaan worden gemaakt. Ook wanneer bijvoorbeeld medewerkers of collega bewust gegevens verwijderen om iets te verzwijgen of omdat ze ontslagen zijn, kunt u de gegevens terug opvragen. Uiteraard bent u dankzij back-ups ook zeker dat u na een virus of andere malware niet al te veel gegevens verliest en behoorlijk recente versies kunt herstellen.

Tip: gebruik meervoudige verificatie en een wachtwoordenkluis!

Tot slot is het ook essentieel dat u voorzichtig omspringt met al uw wachtwoorden en inloggegevens. Nog te veel mensen schrijven deze op een blad papier of bewaren deze in Excel, OneNote of een andere tekstverwerker. Als uw computer wordt gehackt, hebben hackers zo helemaal vrij spel en kunnen zij op alle websites inloggen waarop u ooit een account hebt aangemaakt.

Door , ook wel multi-authenticatie, in te schakelen, beschermt u de zwakste schakel binnen uw Office 365-omgeving: uw eigen wachtwoord. U hoeft uw wachtwoord niet voortdurend te wijzigen, maar maak liever gebruik van de functie multi-authenticatie. Dat betekent dat u na het ingeven van uw wachtwoord ook nog om goedkeuring wordt gevraagd via uw smartphone. Als iemand uw wachtwoord dus ontdekt en wil misbruiken, krijgt hij geen toegang tot uw omgeving zolang u geen goedkeuring geeft via uw smartphone. Een klein nadeel: heeft uw telefoon een lege batterij, dan kunt u dus even geen toegang krijgen tot uw omgeving.

Gebruik tot slot een wachtwoordenkluis zoals Lastpass om al uw inloggegevens voor alle websites veilig achter digitaal slot en grendel te bewaren. Deze tool is volledig gratis en werkt zowel op desktop als mobile. Er zijn verschillende mogelijkheden om uw kluis extra te beveiligen, zoals een bijkomend wachtwoord om toegang te krijgen tot uw wachtwoorden.

 

Wilt u uw Office 365 extra beveiligen of meer tips?